Hier befinden sich die Anleitungen für folgende Themen

    • Einloggen in den WebService
    • Kontaktdaten aktualisieren
    • Sportbus Preise
    • Sportbus ausleihen/buchen
    • Fahrtkosten beantragen
    • Fahrtkostenantrag stellen
    • Fahrtkostenabbrechnung durchführen
    • Sachmittelantrag stellen
  • DHM Meldung
  • Ordungen, Satzungen

Einloggen in den WebService

  1. http://srwebservice.creamigo.de/ aufrufen
  2. Benutzername: EureSportart@sportreferat.ac
    Passwort: euerPasswort
    WebServiceAnmelden
  3. Solltet ihr euer Passwort vergessen haben, nutzt bitte den „Link Passwort vergessen?“
    WebServicePasswortVergessen
    Solltet ihr den Posten als Obmensch neu übernommen haben und wart bisher nicht in der Weiterleitung eureSportart@sportreferat.ac hinterlegt, so erreicht euch das neue Passwort nicht. Die Login-Daten für den WebService sollte der vorige Obmensch euch zur Verfügung stellen. Ist kein Kontakt möglich, so kontaktiert das Sportreferat für die Zugangsdaten.
  4. Nach Eingabe der Login-Daten habt ihr Zugriff auf den WebService
    WebServiceAngemeldet

Kontaktdaten aktualisieren

  1. In den Webservice einloggen: http://srwebservice.creamigo.de/
  2. Klickt Kontaktverwaltung->Kontaktdaten verwalten, oder auf den Reiter Obleute
    WebServiceKontaktverwaltung
  3. Klickt auf das Icon: Obmensch bearbeiten
    WebServiceObmenschBearbeiten
  4. Aktualisiert alle nötigen Informationen und speichert diese Änderungen ab.
    WebServiceObmenschInformationen

Sportbus Preise

Folgende Preise gelten für den Sportbus des Sportreferates der Aachener Hochschulen:

  • 1 Tag:  35€ plus 100km frei
  • 1 Wochenende:  99€ plus 1000km frei
  • 1 Woche:  215€ plus 1000km frei

Weitere km werden mit 0,16€ berechnet.

Sportbus ausleihen/buchen

  1. Einloggen in den WebService
  2. Auf den Reiter Sportbus oder unter Busbuchungen->Neue Busbuchung erstellen klicken 

    WebServiceBusbuchung

  3. Alle nötigen Informationen der Busbuchung eintragen und mit Save bestätigen 

    WebServiceBusbuchungAnlegen
    Konnte die Busbuchung nicht erstellt werden, so ist der Bus bereits für den angegebenen Zeitraum verliehen:
    WebServiceBusbuchungNichtErstellt

  4. In Kürze erreicht euch eine Bestätigungsmail mit dem Ausleihschein. Kontaktiert den Verantwortlichen unter bus@sportreferat.ac und bringt den unterschriebenen Ausleihschein sowie Kaution, Führerschein und Personalausweis zum ausgemachten Termin mit.

    WebServiceBusbuchungErstelltWebServiceBusbuchungAusleihschein

Fahrtkosten beantragen

Sportarten, die im Sportartenkanon des Sportreferates der Aachener Hochschulen vertreten sind, können Fahrtkosten zu Wettkämpfen, Fortbildungen, etc. beantragen. Dies ist ein zweistufiger Prozess, welcher durch den Fahrtkostenantrag gestellt und durch die Fahrtkostenabrechnung vervollständigt wird.

Das Budget richtet sich anhand der mitfahrenden Teilnehmer die Studierende der FH oder RWTH Aachen sein müssen. Externe Personen sowie angestellte Mitarbeiter der genannten Hochschulen werden keine Fahrt- und Reisekosten erstattet.

Bezuschussung des Erstantrages von bis zu 1400€ anhand der Teilnehmer*:

  • Stufe 1: 1-5 Teilnehmer, max. 300€
  • Stufe 2: 6-10 Teilnehmer, max. 450€
  • Stufe 3: 11-20 Teilnehmer, max. 750€
  • Stufe 4: 21-30 Teilnehmer, max. 1000€
  • Stufe 5: >31 Teilnehmer, max. 1400€

Es sind mehrere Auszahlungen im Haushaltsjahr möglich, jedoch nur den jeweiligen Restbetrag**.

Vorgehen um Fahrt- und Reisekosten zu beantragen:

  1. Fahrtkostenantrag stellen
  2. Fahrtkostenabrechnung durchführen

*Teilnehmer sind Studierende der FH Aachen oder RWTH Aachen
**Restbetrag: Bleibt die Anzahl der Teilnehmer kleiner oder gleich des vorigen Wettkampfes, so ist der Restbetrag das der jeweiligen Stufe abzüglich des bereits ausgezahlten Geldes. Ist im Folgewettkampf die Anzahl der Teilnehmer größer als im vorigen Wettkampf, so wird man in die jeweilige Stufe eingeordnet und der Restbetrag ist der Maximalbetrag der neuen Stufe abzüglich der bereits ausgezahlten Gelder.

Fahrtkostenantrag stellen

  1. Einloggen im WebService
  2. Auf den Reiter FK-Anträge oder Fahrtkostenanträge->Neuen Fahrtkostenantrag erstellen klicken 

    WebServiceFahrtkostenantrag

  3. Alle Felder des Fahrtkostenantrags ausfüllen und durch Save bestätigen 

    WebServiceFahrtkostenantragErstellen

  4. Ihr erhaltet nun in Kürze eine Bestätigungsmail mitsamt dem Fahrtkostenantrag als PDF-Version oder könnt ihn direkt mit dem Icon „Fahrtkosten drucken“ herunterladen. 

    WebServiceFahrtkostenantragErstellt

  5. Den ausgedruckten Fahrtkostenantrag mit Datum versehen und unterschreiben. Unterschriftenberechtigt ist nur ein im WebService eingetragener Obmensch. Der unterschriebene und vollständig ausgefüllte Fahrtkostenantrag muss spätestens eine Woche vor Abfahrt im Sportreferat vorliegen, dies geschieht bei direkter Abgabe bei Mitgliedern des Sportreferates oder durch Einwurf im Fach des Sportreferates im Sekretariat des HSZ (Tagesstempel setzen lassen).

    WebServiceFahrtkostenantragAntragsfristBeispiel

Fahrtkostenabrechnung durchführen

Die Fahrtkostenabrechnung kann auf zwei Wegen durchgeführt werden:

  1. Formular für Fahrtkostenabrechnung:
    1. Ladet das Dokument für die Fahrtkostenabrechnung herunter.
    2. Formular vollständig ausfüllen.
    3. Studienbescheinigungen aller TeilnehmerInnen einsammeln und dem Formular beilegen.
    4. Alle Rechnungen und Quittungen dem Formular anfügen, die man erstattet haben möchte.
    5. Spielbericht erstellen und per Email an das Sportreferat senden.
    6. TeilnehmerInnenliste vollständig ausfüllen.
    7. Spätestens zwei Wochen nach Ankunft in Aachen muss die vollständige und unterschriebene Fahrkostenabrechnung im Sportreferat vorliegen (Tagesstempel setzen lassen).WebServiceFahrtkostenabrechnungFrist
  2. Fahrkostenabrechnung über den WebService:
    1. Einloggen im WebService.
    2. Auf den Reiter FK-Abrechnungen oder Fahrtkostenabrechnung->Neue Fahrtkostenabrechnung erstellenWebServiceFahrtkostenabrechnung
    3. Auf Neue Fahrtkostenabrechnung erstellen klickenWebServiceFahrtkostenabrechnungErstellen
    4. Fahrtkostenabrechnung vollständig ausfüllen und IBAN/BIC zusätzlich im Feld Bemerkungen einfügen und mit Save bestätigenWebServiceFahrtkostenabrechnungAusfüllen
    5. Ihr erhaltet in Kürze eine Bestätigungsmail mit der Fahrtkostenabrechnung im PDF-Format oder durch klicken des Icons Fahrtkostenabrechnung drucken in der Übersicht das Dokument herunterladen und ausdruckenWebServiceFahrtkostenabrechnungErstellt
    6. Das Dokument vollständig von allen Teilnehmern ausfüllen. Bitte denkt an die Platzierungen und fügt dem Antrag die Studienbescheinigungen der studentischen Teilnehmer hinzu.

    7. Alle Rechnungen und Quittungen dem Formular anfügen, die man erstattet haben möchte.

    8. Spielbericht erstellen und per Email an das Sportreferat senden.
    9. Spätestens zwei Wochen nach Ankunft in Aachen muss die vollständige und unterschriebene Fahrkostenabrechnung im Sportreferat vorliegen (Tagesstempel setzen lassen).

Sachmittelantrag stellen

  1. Einloggen im WebService
  2. Klickt auf den Reiter Sachmittelanträge oder unter Sachmittelanträge->Neuen Sachmittelantrag erstellen 

    WebServiceSachmittelantrag

  3. In der Übersicht habt ihr Zugriff auf bereits gestellte Sachmittelanträge und auf die Informationen zum Sachmittelantrag. Klickt auf Neuer Sachmittelantrag 

    WebServiceSachmittelantragÜbersicht

  4. Wählt die richtige Kontaktperson aus und füllt alle Felder des Sachmittelantrages aus. Der Sachmittelantrag wird erstellt durch einen Klick auf Save 

    WebServiceSachmittelantragErstellen
    Es sind zu jedem Sachmittelantrag drei Angebote einzuholen und das favorisierte Angebot ist zu begründen.

  5. Nach Erstellen des Sachmittelantrages ist das zugeschickte PDF-Dokument auszudrucken und mit Datum und Unterschrift zu vervollständigen; in der Übersicht besteht auch die Möglichkeit das PDF-Dokument zu öffnen. Diese ausgedruckte Version ist spätestens 10 Tage vor der nächsten Sportausschusssitzung beim Sportreferat einzureichen (HSZ->Sekretariat: Tagesstempel setzen lassen) oder direkt dem/der Sportfinanzreferent/in zu überreichen. 

    Ein Sachmittelantrag ist erst dann gültig, sofern dieser in Schriftform und Unterschrieben dem Sportreferat vorliegt. Eine reine Online-Erstellung reicht nicht aus.

  6. Ihr werdet für die nächste Sitzung des Sportausschusses eingeladen und habt die Möglichkeit euren Antrag dort zu präsentieren. Es wird empfohlen diesen Termin wahrzunehmen um entsprechende Rückfragen zu klären. Solltet ihr nicht auf der Sportausschusssitzung anwesend sein, wird euch die Entscheidung des Sportausschusses per Email mitgeteilt.

DHM Meldung

Für Meldungen die über den adh veranstaltet werden kontaktiert ihr bitte Christian Kirch. Bitte so frühzeitig wie möglich und bis spätestes eine Woche vor Meldeschluss der Ausschreibung die Meldung mit Christian Kirch vornehmen. Die Frist bitte einhalten, um etwaig fehlende Meldedaten zu komplettieren und Überschneidungen mit Meldung anderer Sportgruppen zu vermeiden.

  1. Verantwortlichen bestimmen.
  2. Ausschreibung über die Seite des adh abrufen und erforderliche Meldedaten sammeln
  3. Vollständiges Melde/Startgeld an den Veranstalter überweisen. Die Überweisungsinformationen befinden sich in der Ausschreibung.
  4. Überweisungsbestätigung (Scan/PDF) und Meldedaten an Christian Kirch mailen.
  5. Christian Kirch meldet anhand der ihm übermittelten Daten.