Fahrtkostenantrag

Fragen zum Thema Fahrtkosten?  fahrtkosten [at] sportreferat.ac !

 

Sportarten, die im Sportartenkanon des Sportreferates des Aachener Hochschulen vertreten sind, können Fahrtkosten zu Wettkämpfen, Fortbildungen, etc. beantragen. Dies ist ein zweistufiger Prozess, welcher durch den Fahrtkostenantrag begonnen und durch die Fahrtkostenabrechnung vervollständigt wird.

Das Budget richtet sich nach der Anzahl mitfahrender Teilnehmer, die Studierende der RWTH oder FH Aachen sein müssen. Externen Personen und angestellten Mitarbeitern können keine Fahrt- oder Reisekosten erstattet werden.

 

Bezuschussungsstufen des Erstantrags anhand der teilnehmenden Studierenden:

Stufe 1: 1 -5  Teilnehmer, max. 300€

Stufe 2: 6 – 10 Teilnehmer, max. 450€

Stufe 3: 11 -20 Teilnehmer, max. 750€

Stufe 4: 21 – 30 Teilnehmer, max. 1000€

Stufe 5: mehr als 30 Teilnehmer, max. 1400€

 

Für kommendes Haushaltsjahr (01.11.2017 – 31.10.2018) sind mehr als eine Auszahlungen möglich.

 

1.Stufe: Fahrtkostenantrag stellen

  1. Anfrage auf „Fahrtkostenantrag“ ausfüllen und abschicken
  2. Ihr erhaltet eine Bestätigungsmail mit dem Formular „Fahrtkostenantrag
  3. Den „Fahrtkostenantrag“ ausfüllen, ausdrucken und unterschreiben
  4. Den fertigen „Fahrtkostenantrag“ so schnell wie möglich beim Sportreferat einreichen, jedoch mindestens bis eine Woche vor Reisebeginn in digitaler Form an „fahrtkosten [at] sportreferat.ac“
  5. Das Original muss dem Sportreferat spätestens eine Woche nach Reiseende* vorliegen. Dies kann direkt eingereicht oder im Postfach im Sekretariat des HSZ* mit Tagesstempel hinterlegt werden
  6. Alle nicht rechtzeitig eingereichten Anträge werden umgehend abgelehnt

 

 

2. Stufe: Fahrtkostenabrechnung durchführen

  1. Ist der „Fahrtkostenantrag“ fristgerecht eingeganen, bekommt ihr das Formular „Fahrtkostenabrechnung“ zugeschickt
  2. Die Fahrtkostenabrechnung vollständig ausfüllen und unterschreiben
  3. Teilnahmeliste vollständig ausfüllen
  4. Studienbescheinigungen alle Teilnehmer einsammeln und dem Formular beilegen
  5. Alle Rechnungen und Quittungen im Original, die man erstattet haben möchte, dem Formular anfügen
  6. Spielbericht erstellen und mit (Gruppen-)Foto dem Sportreferat an „fahrtkosten [at] sportreferat.ac“ senden
  7. Spätestens 2 Wochen nach Reiseende* die vollständige und unterschriebene „Fahrtkostenabrechnung“ im Orginal dem Sportreferat vorlegen oder im Postfach im Sekretariat des HSZ** mit Tagesstempel hinterlegen
  8. Alle nicht rechtzeitig oder unvollständig eingereichte Anträge werden umgehend abgelehnt

 

*Beachtet bitte, dass am Wochenende eingeworfene Unterlagen erst den Tagesstempel von Montag bekommen und so zu spät sein können!

** Öffnungszeiten des Sekretariats vom HSZ

Semester Montag bis Freitag 10.00 bis 12.30 Uhr
  Montag bis Donnerstag 16.00 bis 18.30 Uhr
Vorlesungsfreie Zeit Montag bis Freitag 10.00 bis 12.30 Uhr
  Montag 16.00 bis 18.30 Uhr